Infor Expense Management

Il T&E oggi rappresenta uno dei tre principali costi aziendali, e molte aziende stanno radicalmente riesaminando le proprie policy in materia per analizzare le tipologie di spesa ed  identificare le possibili aree di risparmio. Infor Expense Management consente alle aziende di far rispettare le travel policy e rendere puntuale l’intero processo di gestione e approvazione.

Infor Expense Management consente ai dipendenti di gestire e inviare le note spese in real-time, ovunque si trovino e in qualsiasi momento, tramite un’interfaccia utente studiata appositamente per i dispositivi mobili, aumentando così il tasso di precisione e riducendo i tempi amministrativi richiesti per elaborare e approvare i singoli documenti (richieste di autorizzazione viaggio, note spese…).

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Funzionalità

Expense Management automatizza le procedure finanziare effettuate dai dipendenti con un’unica soluzione consolidata, che offre in più funzionalità di reporting e audit di primissimo livello.

Expense Management consente anche alle multinazionali più complesse di automatizzare le procedure di spesa e di applicare le politiche aziendali, riducendo non solo i costi amministrativi associati a queste funzioni ma anche la possibilità che si verifichino errori accidentali e truffe. Si tratta di una soluzione che permette di implementare in pochi istanti aggiornamenti globali a regole e procedure e di supportarne il miglioramento continuo, oltre a garantire il rispetto delle politiche e delle normative locali.

Infor Expense Management vi offre:

  • Relazioni di spesa: questo sistema automatico Infor basato sul web riduce notevolmente le tempistiche e i costi associati alla creazione, approvazione ed elaborazione delle relazioni di spesa ed offre la visione d’insieme e il controllo necessari per rispettare le normative contabili attualmente in vigore. Grazie al client offline e alla piattaforma mobile di Infor, chi viaggia potrà creare e gestire le relazioni di spesa dove e quando preferisce: in ufficio, all’aeroporto, perfino in taxi. Inoltre i revisori potranno aprire le relazioni di spesa e i documenti ad esse allegati appena ricevono l’avviso via mail, senza dover accedere all’applicazione.
  • Piani di viaggio: applica le politiche aziendali in materia di trasferte prima che venga effettuata la spesa, verificando che i piani realizzati dai dipendenti non siano contrari alle regole previste. I piani saranno poi soggetti ad approvazione. Inoltre consente il confronto fra le spese previste e quelle effettive. Questo non solo consente ai manager di prendere decisioni più efficaci, ma offre anche ricche funzionalità di analisi per migliorare la pianificazione dei budget futuri.
  • Richieste di pagamento: talvolta i dipendenti devono acquistare immediatamente beni e servizi, bypassando le procedure aziendali di fornitura. Queste richieste spesso non vengono tracciate, creando quindi dei gap nel controllo delle spese. Questo modulo elimina tali gap evitando l’inserimento di dati doppi e automatizzandone la convalida, garantendo la precisione e la completezza delle richieste e la loro attribuzione ai costi di centro e ai codici progetto giusti. Pur essendo pensato per un utilizzo da parte di personale non specializzato nel settore finanziario, questo modulo può essere impiegato anche dagli specialisti, che possono quindi sostituire i propri dipendenti nell’inserimento dei dati.
  • Fogli di presenza: una registrazione accurata dei tempi di lavoro dal personale, sia di quello con stipendio fisso che di quello pagato ad ore, è fondamentale per la fatturazione ai clienti e il calcolo delle buste paga. Tuttavia questa semplice funzione in genere viene eseguita manualmente, e per questo richiede tempi lunghi e può portare ad errori. Questo modulo semplifica la procedura consentendo ai dipendenti di registrare accuratamente le ore lavorate per ogni progetto, le ore di lavoro in genere e le ore di assenza, il tutto in tempi molto brevi rispetto all’inserimento su carta. Ridurre le tempistiche di elaborazione e gli errori significa rendere più efficienti i cicli di fatturazione al cliente e ridurre i giorni di insoluto, contribuendo quindi in maniera diretta all’incremento dei profitti.
  • Supporto dei dispositivi mobili: i dipendenti possono creare le relazioni di spesa su smartphone e altri dispositivi mobili in ogni momento e dovunque si trovino. Inoltre i manager possono visualizzare e approvare le relazioni di spesa dai propri dispositivi mobili, tagliando i tempi, massimizzando le performance e assicurando una risposta rapida.
  • Gestione delle ricevute digitali: consente ai dipendenti di allegare le ricevute, oppure di inviarle via mail o via fax con la massima semplicità, eliminando la carta.
  • Opzioni di implementazione flessibili e convenienti: all’interno dell’ampia gamma di implementazioni disponibili troverete certamente l’opzione più giusta per voi: ad esempio potete scegliere la versione hosted e lasciare a noi la gestione dell’applicazione, oppure acquistare la licenza del software.

Con Infor Expense Management:

  • I dipendenti vengono avvertiti delle eventuali violazioni delle regole durante l’inserimento dei dati, consentendo loro di dare spiegazioni o di effettuare correzioni prima di presentare il piano di trasferta o le spese.
  • I revisori possono richiedere le necessarie autorizzazioni e quindi avviano eventi quali l’emissione di biglietti aerei e il rimborso delle spese.
  • E’ possibile analizzare il database della soluzione per individuare le possibilità di risparmio.

Altre funzionalità:

  • Raccoglie i dati da utilizzare per le analisi e il benchmarking, individuando dei trend di spesa che potranno essere utilizzati per negoziare sconti con i fornitori.
  • Supporta numerose lingue e valute.
  • Offre una perfetta integrazione con i dati delle carte aziendali.
  • Lavora con tutti i formati internazionali della data e della valuta.
  • Facilita l’applicazione di regole e politiche specifiche appartenenti a divisioni indipendenti e a sedi geograficamente distanti.
  • Supporta tariffe giornaliere diversificate per paese e il rispetto delle norme fiscali locali e delle varie aliquote IVA, nonché dei diversi rimborsi chilometrici.
  • Riduce significativamente le spese discrezionali grazie al rispetto delle regole, alla visibilità e alla riduzione degli errori.
  • Si integra perfettamente con altri sistemi Infor.

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